Rodrigo Loyola, director de Tecnologías de la Información, explica el proceso de planificación, administración y ejecución para la migración de datos desde People Soft al sistema SAP.
¿Cuáles son los hitos más relevantes del proceso de migración de datos?
Como primer paso de este proceso, hemos definido el universo de datos maestros y datos operacionales que serán migrados desde PeopleSoft a SAP. Luego se realiza una depuración de los datos, por parte de las áreas operacionales liderada por los Key Users, y así, tener limpios los datos que vamos a migrar tales como: Plan de Cuentas., Cecos, Activos Fijos, Contratos de Proveedores, Ordenes de Compras, y otros.
Posteriormente, se realiza la construcción de templates de migración, que es la fase de construcción de las herramientas de apoyo a la migración de datos, tales como tablas de homologación, queries para la extracción de datos y plantillas de migración de datos SAP.
Luego, en un ambiente de pruebas o Testing Integral, se prueba la migración, fase que tiene el propósito de verificar que los datos migran correctamente de acuerdo con lo planificado y quedan disponibles para su utilización en SAP. En esta etapa, dado el volumen de datos se probarán conjuntos representativos de datos, pero no el universo real.
Y, finalmente, se realiza la migración final, en ambiente de producción, donde todos los datos definidos se traspasan al 100% y se extraen muestras y evidencias para las certificaciones de los Key users.
¿Cuáles son los datos que se van a migrar a SAP?
Se categorizaron los datos maestros, tales como, plan de cuentas, centros de costos y beneficios, proveedores, clientes, materiales, Bancos y cuentas corrientes y los datos operacionales que se relacionan con el quehacer de las áreas de la VRE.
¿En qué consistirá en Plan de Cutover?
El plan de cutover, es el proceso de planificación, administración y ejecución de pasar de un sistema origen, en nuestro caso People Soft, a un nuevo sistema destino, en nuestro caso SAP. Con este plan de Cutover preparamos todas las actividades del negocio, la integración de los datos y todos lo necesario para el nuevo sistema SAP.
En este plan definimos las fechas de cierre y detención de procesos, tales como el ingreso de últimas solicitudes de compras, últimas recepciones, fecha tope para cargar facturas provenientes desde Tradeshift (administrar backlog). También se define cierre de RindeGastos, ejecutar último pago a proveedores, cierre de recepción de interfaces, ejecutar procesos de cierre de mes y bloquear acceso a usuarios Unab en PSOFT.
Luego, está la fase de preparación para iniciar la migración donde se verifica que todas las interfaces están detenidas para UNAB, además de revisar que todos los módulos están cerrados, que no existen transacciones pendientes, se genera bloqueo de usuarios y se inicia la extracción de datos.
Después continuamos con la extracción de datos y preparación de los templates de migración, iniciando la extracción y conversión de datos que serán migrados, para luego completar los templates de migración definidos, a SAP.
En la fase siguiente, se realiza la carga datos en SAP a través de las herramientas de migración, para continuar con la verificación de consistencia, donde comparamos los datos del sistema fuente versus los cargados en SAP.
Por último, se realiza la activación por capa de integración de sistemas satélites a SAP, para validar que todos los sistemas satélites estén integrados correctamente en el nuevo ERP, concluyendo de esta forma, la migración de datos del proyecto.