Luis Espinoza, director Plataforma Financiera PeopleSoft – DTI y Patricio Villanueva, director proyecto SAP/DTI, son parte del Comité responsable del proceso de migración a SAP HANNA, y en esta tercera edición del Newsletter nos cuentan las nuevas funcionalidades e integraciones de la plataforma, que permitirán agilizar procesos financieros y automatizar funciones que hoy son manuales.
Considerando la nueva estructura de SAP ¿Se mantendrán los mismos módulos de People Soft?
El nuevo ERP tendrá una estructura similar, pero es importante destacar que se incorporarán 4 nuevos módulos: Cuentas por Cobrar; Concur (rendición de gastos y reserva de pasajes), Real Estate, que está relacionado con el control de los arriendos y, por último, se agrega el módulo de SD (Ventas).
A la fecha, todas las operaciones relacionadas con Cuentas por Cobrar, Real Estate y Ventas, se llevaban en un sistema externo, pero en SAP serán módulos nuevos, que estarán integrados en la plataforma. En el caso de Concur, si bien existía en People Soft, a través de la aplicación externa Rindegastos, ahora estará incorporada directamente en SAP, teniendo dos funcionalidades: Travel, enfocada a la reserva de pasajes, y Expense, para la de rendición de gastos de colaboradores.
También como valor agregado, el módulo de Ventas (SD) permitirá emitir las facturas de ventas directamente desde SAP, alimentando automáticamente el módulo de Cuentas por Cobrar para la gestión de cobranza a clientes.
¿Qué procesos se mejorarán con estas nuevas funcionalidades de SAP?
Básicamente los procesos de negocios que cubrirán las nuevas funcionalidades, como la emisión de facturas a clientes, la gestión de cobranza, la administración de los arriendos y los reembolsos a empleados incluyendo la reserva de pasajes aéreos, todos ellos, pasarán a formar parte de la suite de soluciones soportadas por SAP.
¿Cuál es la principal ventaja de contar con integraciones automáticas en SAP?
Estas permitirán disminuir tareas que actualmente se realizan de manera manual. Por ejemplo, en el caso del módulo de facturación, se ha logrado automatizar algunos procesos, ya que SAP va a estar conectado con el certificador. Es decir, actualmente la emisión de las facturas de servicios educacionales y no educacionales se hace en Banner o en People Soft, lo que genera un asiento contable de forma manual, que ahora se realizará automáticamente en SAP.
Otra novedad es que toda la conciliación bancaria será automática, por lo tanto, todas las cartolas se van a centralizar y se van a subir directamente en la nueva plataforma. Hoy, por ejemplo, las cartolas se descargan manualmente, por lo tanto, hay un usuario de Contabilidad que diariamente debe realizar esta tarea por cada entidad bancaria y las diferentes cuentas corrientes. Con SAP esta acción se va a automatizar a través de Banco Santander, impactando positivamente en la operación.
También es importante destacar la integración directa con Payroll, sistema a cargo del pago de remuneraciones, pago de bonos y provisión de vacaciones, que es administrado por esta empresa en conjunto con el área de Recursos Humanos, entregando un servicio externo a la Universidad, y que, al integrarse directamente a SAP, se eliminará este trabajo manual realizado por el área de Contabilidad.
¿Y se va a eliminar alguno de los satélites?
En relación con los sistemas satélites, se va a eliminar la aplicación TradeShift, siendo reemplazada por el monitor de facturas, solución incorporada por Seidor, ya que no es un módulo estándar de SAP, sino un desarrollo que se compró junto con la implementación. Asimismo, como otra ventaja de este monitor integrado, los usuarios del área de Cuentas por Pagar van a poder contabilizar o rechazar facturas directamente. Otro sistema satélite que también se eliminará es CORVUS, que es la plataforma donde hoy se realiza el proceso de conciliación bancaria.
En resumen ¿cuáles serán los principales beneficios que traerán los nuevos módulos e integraciones automáticas de SAP?
Principalmente la concentración de procesos de negocios, ya que trabajarán todos bajo una única plataforma de software, facilitando la integración de procesos y, por lo tanto, garantizando de mejor manera la consistencia y seguridad de los datos.
Además, otra ventaja es que, al contar con integraciones automáticas, se evitan errores en la carga y digitación. También el tener procesos integrados dentro de un único sistema, se evitará la duplicación de información, la actualización de los datos maestros en distintos sistemas y el traspaso de datos, ya que como todo queda en una base de datos única integrada, la información queda disponible en tiempo real.