Danilo Astorga, Director General de Planificación Financiera, aclaró que, si bien no se generarán cambios sustanciales en los procesos financieros, era necesario y fundamental generar una transformación tecnológica a un nuevo ERP.
¿Se generarán cambios significativos en los procesos que realiza cada una de las áreas de la VRE?
Si bien se producirán cambios en el orden de algunos procesos, estos serán de forma, pero no de fondo. Por lo tanto, el ADN de los procesos que se ejecutarán en SAP tendrán una lógica similar a lo que realizamos en la actualidad en People Soft.
Es importante recordar que, nuestra plataforma actual es una de las 5 mejores a nivel mundial, pero para agilizar nuestros procesos financieros, automatizar funciones que hoy son manuales y por ende proveer un servicio de excelencia a todas las áreas de nuestra Vicerrectoría, se decidió migrar a un sistema ERP de última generación como SAP4/HANNA. En palabras simples, pasamos de un automóvil bien equipado a uno full de alta gama.
En resumen, SAP representa avanzar hacia la modernización de los procesos contables, trabajando en base a mejores prácticas y el fácil manejo y acceso a la información.
¿Cuáles serán estos cambios?
El cambio más visible será que la solución de SAP para nuestra Universidad utilizará la herramienta Fiori, interfaz web que nos entregará una visualización multiplataforma, además de tecnología responsiva que nos permitirá acceder desde cualquier dispositivo, como notebook, Tablet, celular, y también desde cualquier lugar.
Sobre SAP Fiori es importante destacar que es mucho más amigable, entregando una experiencia coherente e innovadora para los usuarios.
Adicionalmente, con SAP tendremos menos satélites, lo que conlleva menores costos, mayor seguridad, mejoras en controles, entre otras ventajas.
¿Cómo será el acompañamiento para enfrentar estos cambios?
Esta migración contempla una ruta de capacitaciones para el correcto uso de la herramienta, haciendo armónica la transición.
Este plan de capacitación está en proceso de ejecución, donde los Key Users de cada área más otros usuarios de las distintas etapas involucradas, están en proceso de entrenamiento para conocer el funcionamiento de los módulos de SAP.
Asimismo, estas capacitaciones contemplan preparar a los usuarios claves para que puedan ser entrenadores del resto de los equipos.
También se considera que luego del lanzamiento, se conformará un equipo de acompañamiento integrado por gente del equipo implementador y equipo interno para resolver dudas y problemas que se puedan generar.
Esto es adicional al acompañamiento de nuestro equipo de Gestión del Cambio, quienes están encargadas de comunicar cada uno de los avances del proyecto y posteriormente implementar un sitio web con información, tutoriales, preguntas frecuentes y todo lo necesario para migrar de forma armónica, acompañándolos y entregándoles todo lo necesario a los usuarios finales.
¿Como director Financiero, ¿cuál es el mensaje que entregas a los equipos sobre los próximos pasos del proyecto de migración a SAP?
Debemos estar tranquilos y orgullosos de este cambio de ERP. La institución ha decidido realizar esta inversión para que contemos con el sistema número 1 en el mundo, ya que SAP nos permitirá controlar de mejor manera nuestras políticas y procedimientos lo que nos ayudará a tener información fidedigna y oportuna de nuestros registros y procesos financieros.
Adicionalmente es una oportunidad, ya que tener experiencia como usuario SAP, sin duda, potencia nuestro conocimiento profesional, ya que es una herramienta utilizada en muchas empresas líderes en sus rubros.
Todo lo anterior posibilitará una mejor integración de datos financieros con la estrategia de transformación digital de la universidad.