Danilo Astorga, Líder Funcional del Proyecto SAP, compartió los detalles de este primer mes de operación, además de reconocer el arduo trabajo realizado por todos los equipos para alcanzar una exitosa puesta en marcha del nuevo ERP.
¿Cómo ha sido el primer mes de operación con SAP?
Este primer mes de operación no ha estado exento de dificultades, pero nos hemos enfocado en realizar un monitoreo permanente para atender de manera rápida y oportuna todos los inconvenientes detectados por parte de los equipos y hacer los ajustes necesarios para no afectar la operación del sistema. Básicamente nos hemos encontrado con casos que no fueron visualizados en los procesos previos a la implementación, por ejemplo, en la etapa de pruebas. Lo importante es que los estamos revisando y ninguno de ellos ha generado un impacto negativo en esta fase de implementación.
Siempre consideramos que los dos primeros meses estaríamos en un periodo de estabilización y, por lo tanto, ajustando todas aquellas incidencias que pudieran surgir. Ha sido un primer mes donde hemos estado muy pendientes y donde constantemente estamos revisando y re priorizando los problemas detectados. Gracias a todos estos esfuerzos, ha sido una exitosa implementación, ya que no hemos tenido situaciones críticas que impidan avanzar con la operación.
¿Cuáles han sido los aspectos más críticos y que se han abordado por parte del equipo UNAB?
Se detectaron inconvenientes con el control presupuestario, centros de costos e integración de los pagos docentes, pero por las alertas oportunas se lograron corregir rápidamente. Lo positivo es que ninguna de estas incidencias ha sido invalidante, por lo tanto, el sistema ha seguido operando sin mayores contratiempos. También hemos continuado muy pendiente de las necesidades de los equipos y, por ejemplo, realizamos una reunión de feedback con los Directores Administrativos para aclarar sus inquietudes y escucharlos, siempre con el propósito de acompañarlos en este proceso de cambio y alinear expectativas. Estamos conscientes que los equipos funcionales de Facultades, Campus y Unidades requieren información para la toma de decisiones, por lo cual preparamos un set de reportería y una herramienta que ya se encuentra operativa para visualizar y recepcionar las OC que existían en People Soft y que no se crearon con SAP, para facilitarles esta gestión.
¿Cómo se desarrolló el primer cierre contable en la nueva plataforma?
Estamos en el proceso de cierre, que se ejecutará esta semana y que básicamente impacta al equipo de Contabilidad que, hasta el momento, ha podido avanzar sin mayores dificultades. Así es que continuamos con el monitoreo permanente e informando a los equipos que todas las incidencias o inconvenientes detectados deben ser reportados a través de la Mesa de Servicios o con un ticket en Proactiva Net. Estas situaciones son evaluadas por nuestro experto SAP, Patricio Villanueva, quien gestiona este caso a quien corresponda. Es muy importante que todo sea canalizado a través de nuestro soporte, para realizar seguimiento y así asegurar la solución.
¿A qué atribuyes el éxito de la implementación de SAP?
A pesar del poco tiempo que tuvimos para trabajar, porque si bien el proyecto técnicamente partió hace poco más de un año, específicamente marzo 2023, recién los equipos funcionales entraron en agosto, por lo tanto, en solo 6 meses, se logró trabajar arduamente para alcanzar una exitosa implementación.
Entonces era súper exigente, teníamos poco tiempo para trabajar y debíamos hacerlo de manera rápida. El éxito alcanzado con la implementación de SAP para nuestra Universidad, creo que está en la definición de buenos equipos de trabajo, liderado por el Vicerrector Económico como sponsor, quien estuvo permanentemente revisando los avances y realizando los ajustes necesarios y luego los líderes técnicos y funcionales dedicados 100% al proyecto. Yo creo que esa fue una de las claves del éxito, porque los proyectos fracasan generalmente porque la gente no tiene dedicación exclusiva.
Además. en todo momento el compromiso y dedicación demostrados fueron notables por parte de los Key User, quienes en todo momento mostraron disposición, incluso en momentos agotadores como la etapa de pruebas unitarias e integrales, pero también en los hitos que continuaron, como las capacitaciones finales, donde todos quienes participaron, siempre demostraron un ánimo positivo. Por lo tanto, siempre se evidenció un alto grado de compromiso por todos los equipos y que desde un inicio comprendieron la importancia del proyecto.
Considerando que se realizó un arduo trabajo por parte de todo el equipo de la VRE, liderada por los Key User y lideres técnicos y funcionales, ¿cuál es el mensaje que le gustaría dar al equipo?
No puedo más que agradecer a cada una de las personas que participó activamente, siempre demostrando un alto grado de compromiso y dedicación, lo que sin duda fue el factor clave que nos permitió alcanzar el éxito. Sin ustedes, esto no hubiese sido posible, y todos quienes formamos parte del equipo directivo, nos sentimos muy agradecidos y reconocemos en cada uno de ustedes su sacrificio y esfuerzo durante todos estos meses.
No hemos terminado aún, por lo tanto, los invito a continuar con el mismo ánimo y celebrar este gran logro institucional.