Entrevista:
Raul Peralta de Vicerrector Económico UNAB
Como universidad estamos comenzando una nueva etapa, que es la migración a SAP HANNA, un sistema ERP de última generación, que permitirá agilizar nuestros procesos financieros, automatizar funciones que hoy son manuales y por ende proveer un servicio de excelencia a todos los estamentos de nuestra institución. Te invitamos a conocer en esta entrevista ¿Por qué? ¿Cuándo? ¿Cuáles son los objetivos de esta transformación? ¿Cómo se realizará el proceso?, entre otros temas.
¿Por qué la UNAB ha decido realizar este cambio de plataforma financiera?
Actualmente nuestra universidad, para el soporte de sus operaciones financieras, utiliza en sus áreas administrativas y contables el ERP Peoplesoft 9.1, sistema creado hace 12 años y que debido a su antigüedad tiene varios problemas, siendo uno de los más difíciles de enfrentar el que dejará de tener soporte, lo que sin duda puede generar un riesgo real para nuestra operatividad. Además de que es un sistema al cual se le han tenido que agregar sistemas satélites o complementarios para que cumpla con todas las funcionalidades requeridas por la universidad, lo que ha generado que sea muy complejo el despliegue de soluciones, su administración, el flujo de información y sus integraciones. Todo esto nos ha llevado a ver qué sistemas se están utilizando hoy en el país y a nivel mundial, cuáles son sus bondades y por qué otras instituciones los han implementado, principalmente pensando en que UNAB tiene un fuerte compromiso con la excelencia en todos los sentidos y creo que como área no nos podíamos quedar atrás.
Es por ello, que hemos visto como necesario y fundamental generar una transformación tecnológica a un nuevo ERP que nos permitiera resolver estos problemas y estar a la vanguardia en conceptos como: enfoque en el usuario, orientación a los resultados, comodidad en el trabajo, soporte adecuado, entre otras muchas características.
¿Cuál es el principal propósito de cambiarnos a la plataforma SAP?
Creemos que esta migración es un paso hacia el futuro, la consideramos como una transición necesaria y que se basa un nuevo método de trabajo pensando en la modernización, automatización y buenas prácticas.
SAP es internacionalmente conocida y validada, con certificaciones a nivel mundial. Hoy la utilizan prestigiosas empresas como Coca-Cola, Samsung, Unilever, entre otras. En Chile, empresas como: Natura, KIA Chile y Rappi, también es utilizada por otras universidades de excelencia en el país.
Sabemos además que como toda transición nuestros colaboradores requerirán apoyo y por eso estamos enfocado en poner todos los medios a disposición para migrar de forma armónica, preparando a la comunidad con el tiempo necesario, acompañándolos y entregándoles el soporte que requieran.
¿Cuáles son las principales oportunidades que nos ofrece el ERP SAP4/HANNA?
Este cambio nos permitirá estandarizar procesos financieros y reportes de gestión, contando con información en tiempo real, ya que toda la información está en el mismo sistema, disminuyendo el riesgo operacional. Sin duda, es el ERP de clase mundial con casos de éxito locales e internacionales, y que entrega las mejores prácticas de negocio, siendo el único que cuenta con certificación de la normativa contable SOX.
Asimismo, nos otorgará un mejor soporte y administración, como también nos brindará una tecnología responsiva para que los usuarios puedan utilizar sus teléfonos celulares u otros dispositivos para trabajar sin problema.
¿Cómo se está preparando al equipo de la VRE para este cambio?
Para el equipo de la VRE tenemos planificado un cuidadoso proceso de transición, el que cuenta con diversas etapas hasta culminar con la implementación en 2024.
A la fecha, el Comité responsable ha ejecutado tareas como la Gestión de accesos a Plataforma para consultores externos, Levantamiento y Documentación de Información Funcional / Técnica, Diseño y Validación de: Documentos de Solución, Plan de Migración, Plan de Entrenamiento y Plan de Cutover, entre otros.
Semanalmente, el comité a cargo se reúne para revisar los avances alcanzados y las problemáticas detectadas en los procesos de migración. Consecuentemente, existe un esfuerzo institucional de reclutar a los expertos técnicos y funcionales, para apoyar a los usuarios finales, de quienes también nos hemos preocupado, definiendo equipos de relevo. Como pueden ver, hay toda una estructura en cuanto a conocimiento y personas, para dar soporte a la implementación y posterior operación de este proyecto.
¿Qué mensaje entregaría a los futuros usuarios de la nueva plataforma SAP?
El proyecto nos tiene muy expectantes y estamos seguros de que lograremos una exitosa implementación y que -con el apoyo de todas y todos- nos adaptaremos a las mejores prácticas de SAP. Cada uno de los futuros usuarios del sistema tiene una valiosa experiencia y podrá participar en los procesos de capacitación, por lo que estamos confiados que el proceso de migración será todo un éxito.
Por último, quiero agradecer el compromiso y apoyo a todos/as quienes han participado activamente de cada una de las actividades convocadas, y los invito a continuar siendo parte de esta gran transformación institucional, cada uno es clave para que esta migración sea exitosa y estoy seguro de que como equipo tenemos toda la capacidad para que así sea.
